Paso a paso: El itinerario en la gestión del voluntariado
Todo el proceso que conlleva la incorporación de personal voluntario exige un posicionamiento por parte de la organización, una política de voluntariado que apoye las actuaciones realizadas con y para este colectivo. Quizá sea una razonamiento de Perogrullo, pero la política adoptada sobre el voluntariado debe ser coherente con la política organizacional propia.
No existen recetas mágicas que garanticen la consecución de los objetivos dentro de esta gestión del voluntariado. Las características y la evolución de cada organización son dos de los elementos más determinantes a la hora de seguir una u otra estrategia, pero si es cierto que hay una serie de pautas comunes que facilitan este trabajo.
La primera de estas pautas es la designación, por parte de la organización, de un área responsable del voluntariado. En muchos casos esta área se limitará a una sola persona, pero en un primer momento lo importante es que las entidades asuman el reto de coordinar al voluntariado, no tanto los recursos que dediquen a ello. Esta decisión va a determinar las posibilidades de ejecución de las tareas que implica la gestión del voluntariado… la presencia de una persona responsable de voluntariado, de un área de voluntariado o de un coordinador o coordinadora de voluntariado van a garantizar el desarrollo de estas tareas, aunque en algunas ocasiones ese desarrollo no implique la consecución de los objetivos planteados, pero esa es otra cuestión que habrá que trabajar desde cada organización más adelante.
En segundo lugar, la necesidad de una planificación. Una vez que hemos elegido quién es la persona o personas encargadas de estas funciones debemos decidir “el cómo”. La gestión del voluntariado debe responder a un programa previamente marcado en el que se definen los objetivos a conseguir en cada una de las fases, las líneas a desarrollar y una calendarización de las actuaciones. El grado de desarrollo de esta planificación depende de cada entidad, de sus recursos.
En tercer lugar, la sistematización de los procesos. Ya sabemos quién es la persona responsable de esas tareas y sabemos “cómo” va a ponerlo en práctica, pero debemos garantizar que todas las personas que vayan a ocupar en este puesto lo hagan de la misma forma, que no responda a formas personales de trabajar. Se trata, en definitiva, de poner por escrito qué es lo que se va a hacer, o como se denomina en gestión de calidad, “la descripción de los procesos”. Esta es la forma de traspasar los conocimientos personales de las personas que están desarrollando estas actuaciones al plano organizacional.
CICLO DE GESTIÓN DEL VOLUNTARIADO
Hemos hablado de tres pautas o tres momentos importantes en la toma de decisiones a la hora de gestionar al voluntariado: la designación de la persona responsable, la definición de la estrategia que vamos a utilizar (planificación) y la puesta en común de esa estrategia (sistematización).
Ahora vamos a centrarnos en ese segundo momento crucial, la planificación, y vamos a aportar algunas pistas sobre las fases que debe incluir un ciclo de gestión del voluntariado completo.
No existe un modelo único para describir este ciclo, pero hemos tomado como referencia el planteado en el libro “Buenas prácticas en la gestión del voluntariado” publicado por la Obra Social de Fundación La Caixa y el Observatorio del Tercer Sector. No vamos a describir con detalle todo el proceso, pero sí vamos a especificar los hitos más importantes.
En este documento se señalan cinco fases en el ciclo de gestión del voluntariado, dentro de las cuales se identifican diferentes tareas.
Definición
Esta primera fase, previa a la incorporación del voluntariado en la organización, incluye las siguientes tareas:
Definición de perfiles: se trata de definir cuáles son las tareas concretas que va a desarrollar el voluntariado y cuáles son los requerimientos que le exigimos, no sólo a nivel de conocimientos, sino también a nivel de habilidades y de actitudes.
Captación: en función del perfil que necesitemos desarrollaremos un tipo actuación u otra. Si requerimos una persona con unos determinados conocimientos y habilidades posiblemente no nos sirva una campaña de sensibilización a nivel general, sino que tendremos que desarrollar una campaña más centrada en personal universitario, por ejemplo.
Selección y asignación: de todas las personas candidatas que quieren participar en nuestra organización, debemos hacer una selección en función del perfil definido en un primer momento. No todas las personas sirven para realizar las mismas tareas. En estos casos habrá que hacer una reorientación hacia otros proyectos o hacia otras tareas.
Incorporación
Ya hemos seleccionado a la persona o personas que necesitábamos para cubrir las necesidades que teníamos en un proyecto concreto. Ahora se trata de hacerle formar parte del equipo que ya está constituido.
Dentro de esta fase se identifican las siguientes tareas:
Compromiso. Tanto la persona voluntaria como la propia organización firman un compromiso bilateral en el que se establecen las condiciones de la colaboración y los derechos y deberes de cada una de las partes.
Acogida. Es la presentación mutua entre la nueva persona voluntaria y la organización. En este momento el voluntario o voluntaria va a conocer las actividades de la entidad, sus valores, su forma de hacer las cosas… y la organización, por su parte, va a conocer las expectativas y las posibilidades de la nueva persona que se incorpora a su grupo de trabajo.
Desarrollo
Esta es la etapa de mayor duración dentro de este ciclo. Es en este momento cuando la persona desarrolla su labor voluntaria.
En esta fase no hay una secuenciación tan estructurada como en las fases anteriores, sino que todas las tareas se pueden desarrollar de forma paralela.
Las tareas definidas en esta fase son las siguientes:
Organización. Se diseña la estructura de participación y colaboración tanto del equipo de personas voluntarias como del equipo de personal remunerado dentro de un mismo proyecto y se establecen las formas de coordinación entre ambas partes.
Formación. Uno de los derechos del voluntariado explicitado tanto en la ley estatal como en su desarrollo a través de las diferentes leyes autonómicas, es el de recibir una formación que le permita desarrollar su labor en las mejores condiciones. Esta formación variará en función de las tareas que vaya a desarrollar y del proyecto en el que se incluya. Por esta razón, el diseño de acciones formativas comunes para todo el equipo voluntario no suelen ser muy eficaces puesto que cada persona y cada puesto tienen unas exigencias, unos requerimientos y unos puntos de partida distintos.
Comunicación. El voluntariado debe estar informado de lo que sucede en la organización. Las vías que utilicemos para ello pueden ser muy variadas, pero en cualquier caso deben garantizar la consecución del objetivo de mantenerle informado. Pero también debemos tener en cuenta la bidireccionalidad de la comunicación y establecer canales de comunicación desde el voluntariado a la organización.
Participación. Otro de los derechos del voluntariado es participar de forma activa en la organización. La delimitación de este concepto de “participación” debe estar definida con antelación. Las organizaciones no sólo deben garantizar esta participación del voluntariado, sino también fomentarla y facilitarla.
Seguimiento. El hecho de haber realizado una buena selección no quiere decir que la adecuación de una persona a su puesto vaya a ser indefinida. El desarrollo de la labor voluntaria supone un crecimiento personal, lo que incluye un cambio en las expectativas y en las demandas. Las organizaciones deben estar al tanto de esos cambios y proporcionar a las personas voluntarias los canales y las oportunidades para que ese crecimiento continúe. Pero este seguimiento también nos puede proporcionar información sobre si la selección e incorporación de la personas voluntaria a su puesto concreto fue la adecuada. Puede ser que la persona seleccionada contara con los conocimientos y las habilidades requeridos, pero no así con las actitudes, lo que puede estar influyendo de forma negativa en su trabajo.
Reconocimiento
Una de las características de la labor voluntaria es el altruismo, pero eso no quiere decir que no se reconozca y se visibilice, ya sea de forma pública o privada, la importancia de su trabajo. Son muchas las formas que puede adoptar este reconocimiento y más cuando además de la variable pública/privada introducimos otras variables: reconocimiento individual/colectivo, o reconocimiento formal/no formal. Este reconocimiento, independientemente de la forma que adopte, hace que el voluntariado se sienta parte de la organización y por tanto puede garantizar su continuidad dentro de la misma.
La desvinculación
Esta etapa se lleva a cabo cuando el voluntariado deja de participar en la organización y quizá por eso es la etapa a la que menos atención se presta. Es importante que las organizaciones tengan en cuenta el valor que supone tener a un voluntario o voluntaria con experiencia y por tanto valoren las distintas posibilidades de colaboración existentes. Las razones de esa desvinculación con la organización pueden ser muy variadas (cambio de residencia, enfermedad, insatisfacción…) y solo si las conocemos y sabemos manejarlas podremos aprovechar todas las ventajas y oportunidades que conlleva la presencia de una persona que conoce nuestra entidad, su funcionamiento, su estructura, sus proyectos…
Estos son algunos apuntes que pueden ayudarnos a planificar la gestión de uno de los recursos más importantes dentro de nuestras organizaciones: el voluntariado. Ahora solo queda empezar a trabajar en ello y convencernos de sus beneficios.
